Das klassische Vereinsfest läuft seit Jahrzehnten gleich: Bargeld an der Kasse, Wertmarken oder Bons an den Ständen, und am Sonntagabend sitzt der Kassier mit Zählbrett und Taschenrechner im Vereinsheim. Das funktioniert, solange die Gäste Bargeld dabeihaben. Genau das wird seltener. Wer heute ein Fest plant, sollte sich deshalb überlegen, wie Gäste ohne Bargeld bezahlen können.
Weg 1: Kartenterminal an jedem Stand
Die naheliegende Idee: An jeden Stand ein mobiles Kartenterminal. Der Gast zahlt sein Bier direkt mit Karte oder Handy.
- Vorteil: Für Gäste vertraut, kein Umweg über eine Kasse.
- Nachteil: Viele Geräte, die geladen, eingerichtet und nach dem Fest wieder eingesammelt werden müssen. Bei Terminals mit Grundgebühr zahlt der Verein für jedes Gerät, auch in Monaten ohne Fest.
- Nachteil: Bei kleinen Beträgen fällt die Gebühr pro Zahlung stärker ins Gewicht, und jede einzelne Zahlung dauert etwas länger als Bargeld oder Wertmarke.
Für ein kleines Fest mit zwei oder drei Ständen kann das passen. Bei zehn Ständen wird es teuer und unübersichtlich.
Weg 2: Wertmarken, an der Kasse mit Karte bezahlt
Eine Zwischenlösung: Die Kasse bekommt ein Kartenterminal, Gäste kaufen dort Wertmarken mit Karte oder bar, an den Ständen wird mit Marken bezahlt.
- Vorteil: Nur ein Terminal, an den Ständen ändert sich nichts.
- Nachteil: Die bekannten Probleme mit Marken bleiben: drucken, ausgeben, einsammeln, zählen. Verlorene oder übrig gebliebene Marken, Marken vom letzten Jahr und ein Kassenstand, der selten genau stimmt.
- Nachteil: Keine Auswertung, was an welchem Stand verkauft wurde – außer jemand zählt die Marken pro Stand.
Weg 3: Guthabenkarte für das ganze Fest
Ein bargeldloses Bezahlsystem mit Guthabenkarte funktioniert wie eine elektronische Wertmarke. Gäste bekommen an der Kasse eine NFC-Karte und laden Guthaben auf – bar oder per Kartenterminal. An den Ständen wird die Karte an ein Handy gehalten, der Betrag wird abgebucht.
- Vorteil: Nur ein Kartenterminal an der Aufladekasse, an den Ständen genügen Android-Handys mit NFC.
- Vorteil: Jede Buchung ist erfasst. Nach dem Fest steht fest, was an welchem Stand verkauft wurde, und die Abrechnung stimmt auf den Cent.
- Vorteil: Becherpfand, Pakete oder eine Happy Hour lassen sich direkt im System abbilden.
- Nachteil: Gäste müssen einmal zur Aufladekasse. Bei großen Festen braucht es deshalb genug Aufladestellen.
Genau dafür haben wir Nexa-Pay entwickelt: eine Guthabenkarte für Vereinsfeste mit TSE, Offline-Modus und DATEV-Export, abgerechnet je Veranstaltung und ohne Umsatzanteil.
Welcher Weg passt zu welchem Fest?
- Kleines Fest, ein bis drei Stände: Ein oder zwei mobile Kartenterminals ohne Grundgebühr reichen meist.
- Mittleres Fest, wechselnde Helfer: Guthabenkarte mit einer Aufladekasse. Helfer an den Ständen müssen kein Wechselgeld mehr verwalten.
- Großes Fest oder Turnier über mehrere Tage: Guthabenkarte mit mehreren Aufladestellen, Live-Übersicht der Umsätze und Abrechnung pro Stand.
- Vereinsheim mit regelmäßigem Ausschank: Ein festes Kartenterminal an der Theke, ergänzt um eine Kasse mit TSE wie Nexa-Heim.
Worauf der Vorstand achten sollte
- Gebühren ohne Fixkosten: Vereine haben saisonale Umsätze. Monatliche Grundgebühren laufen auch im Winter weiter.
- Vertragslaufzeit: Lieber monatlich kündbar als vier Jahre gebunden, falls sich der Vorstand oder das Festkonzept ändert.
- Wem das Geld gehört: Bei Guthabensystemen sollte das Geld beim Verein bleiben und nicht über ein Konto des Anbieters laufen.
- Abrechnung für den Kassier: Kassenbuch und Export für Steuerberater oder DATEV sparen nach dem Fest Stunden.
- Netz auf dem Festgelände: Ohne stabilen Mobilfunk braucht es entweder ein System mit Offline-Modus oder ein eigenes WLAN.
Wenn Sie für Ihr nächstes Fest oder Ihr Vereinsheim die Kartenzahlung angehen wollen, finden Sie alle Bausteine auf unserer Seite Kartenzahlung für Vereine – oder rufen Sie uns direkt an.